Dossier

Algemeen

In Jouw Omgeving wordt gebruik gemaakt van een gangbare indeling van het zorgtraject: de korte en lange cyclus van het primair hulpverleningsproces. Te ondersteuning bieden wij de Dossier-module aan als jouw zorgorganisatie hiervoor kiest.

Voornaamste formulieren binnen het primair hulpverleningsproces

• Intake
  De intaker verzamelt met behulp van het Intakeformulier de benodigde informatie waarmee het Persoonlijk Plan kan worden opgesteld. Denk hierbij onder andere aan de voorgeschiedenis, diagnostische gegevens, de hulpvraag, hypothese en advies.
  Als alternatief voor de Intake kan het hulpmiddel Krachtenwijzer worden ingezet wanneer jouw organisatie dit bij Jouw Omgeving afneemt.
  
  
• Persoonlijk Plan
  Mede op basis van de ingevulde gegevens van de Intake en/of Krachtenwijzer wordt een Persoonlijk Plan opgesteld. Hierin worden de Aandachtsgebieden of Krachtenwijzer Domeinen vastgesteld waar de hulpverlener met de cliënt aan wil gaan werken.
  Bij het aanmaken van Werkpunten in het Werkplan kunnen deze gekoppeld worden aan de specifieke Aandachtsgebieden of Domeinen, die in het Persoonlijk Plan zijn aangegeven.
  
  
• Evaluatie Persoonlijk Plan
  Periodiek vindt evaluatie van het Persoonlijk Plan plaats om vast te stellen of de huidige doelen nog corresponderen met de doelstellingen van de cliënt. Op basis van deze evaluatie kan een aangepast Persoonlijk Plan worden opgesteld.
  
  
• Eindevaluatie
  Bij de Eindevaluatie wordt op een rij gezet hoe het verloop van de gehele hulpverlening was, wat de behaalde resultaten zijn op grond van de aandachtsgebieden en/of levensdomeinen en wat de conclusies, het advies en vervolg zijn.

Naast deze formulieren bieden we een scala aan ondersteunende formulieren aan zoals een Afsprakenblad, Gespreksverslag of Risico-inventarisatie. Dit zal per organisatie verschillen.

De zorgorganisatie kan er voor kiezen de mogelijkheid tot het uploaden van externe documenten af te nemen als aanvulling op Dossier. Denk hier bijvoorbeeld aan een IQ-bepaling of een Rechterlijke machtiging.

Status van een formulier

Hulpverleners met zorgregie kunnen de status van een formulier aanpassen van Concept naar Gepubliceerd, Ondertekenen en Definitief. Heb jij niet de mogelijkheid een formulier van status te veranderen, terwijl je wel een zorgprofessional met zorgregie bent, neem dan contact op met de applicatiebeheerder van je organisatie. Zij kunnen ervoor zorgen dat je de juiste gebruikersrol (Counselor-Plus) krijgt toegewezen.

Formulieren met de status Concept zijn alleen zichtbaar voor gekoppelde zorgprofessionals. De cliënt en ouders/voogden hebben géén inzage. Externen hebben nooit inzage in het Dossier.

Formulieren met de status Gepubliceerd zijn ook zichtbaar voor de cliënt en ouders/voogden. De cliënt en de ouders/voogden krijgen een bericht in de Berichten module dat het formulier is gepubliceerd. Betrokken hulpverleners krijgen hiervan een melding.

Zodra een formulier is gepubliceerd en digitale ondertekening nodig is, kiest de hulpverlener met zorgregie voor de optie Ondertekenen. De personen die hun digitale akkoord moeten geven, krijgen een melding dat het formulier klaar is gezet voor ondertekening.

Zodra alle personen akkoord zijn gegaan, wordt het formulier automatisch op Definitief gezet. Het formulier kan nu niet meer gewijzigd worden. Indien er geen akkoordverklaring voor een formulier nodig is, kan de zorgprofessional met zorgregie het formulier zelf op Definitief zetten.

Samenhang tussen formulieren

Wanneer een Intake wordt opgeslagen, vallen de gegevens hieruit door naar een Persoonlijk Plan zodra dit wordt toegevoegd aan het Dossier. Overeenkomstig vallen gegevens uit een Persoonlijk Plan door naar de Evaluatie Persoonlijk Plan.
Hoewel dit technisch gezien niet nodig is, is het in de praktijk aan te raden een formulier altijd op Definitief te zetten voor een volgend formulier wordt aangemaakt: het Persoonlijk Plan moet definitief zijn, voordat er een Evaluatie Persoonlijk Plan wordt aangemaakt, etc.
Aangezien er voortdurend wordt geëvalueerd of het Persoonlijk Plan nog steeds aansluit bij de situatie van de cliënt, kunnen er nieuwe versies van de formulieren worden aangemaakt. Zo kan er na een Evaluatie van het Persoonlijk Plan een nieuwe versie van het Persoonlijk Plan worden aangemaakt.
De gegevens die doorvallen, komen altijd uit de nieuwste versie van het voorgaande formulier, ongeacht de status hiervan.

Op deze manier wordt een versiehistorie opgebouwd. Zo kun je bijvoorbeeld het Persoonlijk Plan van 6 maanden geleden vergelijken met het huidige Persoonlijk Plan en zo de voortgang zien.

Dit wordt ook gebruikt in het bepalen met welke aandachtgebieden actief aan de slag wordt gegaan. Bij de Intake worden bijvoorbeeld 3 aandachtsgebieden geïdentificeerd, maar er wordt maar met 2 actief aan de slag gegaan. Zodra de werkpunten die bij deze aandachtsgebieden horen, zijn behaald, maak je de resterende aandachtsgebieden actief. Op deze manier worden aandachtsgebieden niet uit het oog verloren én wordt de cliënt niet overweldigd met te veel doelen tegelijk.

De aandachtsgebieden waar de cliënt volgens het Persoonlijk Plan actief mee aan de slag gaat, zijn te koppelen aan een Werkpunt in het Werkplan.

Een dossierformulier gebruiken

1. Ga naar het Dossier van de betreffende cliënt door via hun dashboard op de Dossiertegel te klikken.
2. Klik op Voeg toe en kies het formulier dat je wilt invullen.
3. Vul het formulier in.
4. Wanneer de zorgorganisaties ervoor heeft gekoezen een verplichting tot ondertekening aan specifieke formulieren toe te voegen, geef je als laatste aan welke personen digitaal hun akkoord moeten geven vóór het formulier definitief kan worden gemaakt. Dit wordt verder uitgelegd bij de status van het formulier.
5. Klik op Opslaan. Een concept van het formulier wordt opgeslagen.
6. Indien er andere hulpverleners zijn gekoppeld aan de cliënt, kun je ze op de hoogte brengen van dit nieuwe formulier door hun naam in te vullen en op Verstuur te klikken. Ze krijgen een meekijkverzoek in hun Meldingentegel.
7. Klik op (bewerken) om de status van het formulier te veranderen.
8. Je kunt personen een herinnering sturen dat er nog een formulier klaarstaat waar ze hun akkoord op moeten geven door op Stuur herinnering te klikken.
9. Door op (bladeren) te klikken kan er tussen de verschillende versies worden gesprongen.